Konsten att sätta upp mål - och nå dem!

Det första steget är att göra klart för sig vad man väldigt gärna skulle vilja uppnå. Någon gång i framtiden. Kanske lite i överkant – men inte helt orealistiskt.

Det går inte att nå visionen i ett enda kliv. Men vad vore ett rejält kliv i tydlig riktning mot visionen? Bortse alltså i detta lägen från funderingar över hur lång tid det skulle ta. Fokusera istället på vad vi klarar av att verkligen gå i mål med som etappmål eller delprojekt. Det önskade läget ska beskrivas så tydligt det går. Alla måste förstå innebörden av vad vi håller på att föresätta oss.

Men var står vi just nu (nulägesanalys), och hur mycket arbete har vi framför oss (gapanalys)? Ett vanligt fel är att göra en alltför omfattande Nulägesanalys. Gör nulägesanalysen problemorienterad, dvs fokusera på det som verkligen är väsentligt för frågeställningen. Försök också att vara klarsynt och självkritisk! Vi ska vara lika medvetna om våra starka sidor som om våra svaga. Och vi måste både se oss själva och omgivningen. Ställ frågan ”Vad måste vi veta?” och skriv ner rubriker på det som måste undersökas. För varje delområde som beskrivs, dra tydliga, koncisa slutsatser, gärna med formen SWOT (Strength, Weakness, Opportunities and Threats). Sammanfatta sedan hela analysen med en större SWOT. Skillnaden mellan Nuläge och Önskat läge bildar ett Gap. En gapanalys gör det möjligt att se omfattningen och innehållet i uppgiften. Gapanalysen gör det därmed möjligt att bedöma (1) om Önskat läge ligger på rätt nivå, (2) hur lång Tid det kommer att ta, och (3) vilka kostnader/resurser som kommer att krävas. Slutsatsen kan i detta läge t ex bli att vi väljer att begränsa insatsen genom att sänka nivån för önskat läge. Ett väsentligt område redan i detta läge är ekonomin. Hur mycket rymmer egentligen vår investeringsbudget? Ett snabbt och effektivt sätt att göra nulägesanalys och gapanalys är att göra en assessment, dvs en studie med hjälp av ett etablerat frågeformulär. En assessment kan t ex visa att vi lever upp till 18 av 230 krav – vilket borde få oss att tänka till ordentligt.

Målet bli helt enkelt skärningspunkten mellan Önskat läge och Tidpunkt. Men målet är något formellt som vi inte får missa. Därför måste vi ha en måldialog med alla berörda. Klarar vi verkligen detta? Vad krävs av oss vad gäller arbetsinsats och engagemang? Har vi effektiva metoder och bra verktyg? Har vi rätt kompetens? Hinner vi med allt annat som ska göras? Vi för gärna måldialogen med en SMART-checklista (Specifikt och tydligt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidssatt) som ledstjärna. En viktig fråga är om målet både är utmanande och realistiskt, dvs om det verkligen finns rätt förut. När den balansen är nådd och alla är överens har vi ett mål. Ambitiösa chefer gör lätt misstaget att insistera mål (= glömma måldialogen) som är alltför ambitiösa (= upplevs som orealistiska). Därmed når de inte acceptans.

Hur ska vi nå målet? Vilket angreppssätt är säkrast, billigast, snabbast, roligast, - eller vilka urvalskriterier som är viktigast för oss. Finns det kritiska framgångsfaktorer? Vilka beroenden måste vi ta hänsyn till? Vilka etappmål/milstolpar kan vara lämpliga? Hur ska vi kunna mäta att vi är på rätt väg? Svaret på dessa frågor börjar växa fram redan i måldialogen. Det finns ju redan en övertygelse om att målet kan nås, dvs en framgångskänsla. Rätt hanterat blir därför de strategiska frågorna bara ytterligare ett positivt och motiverat steg framåt. En upplevelse av framgång redan från start. Målstyrningsarbetet blir på motsvarande sätt en motiverad strävan att minimera avvikelser och maximera framgången. Med fel start blir det tvärtom; chefen letar och redovisar misslyckanden för ett allt mer lågmotiverat team som gett upp hoppet om framgång och istället lägger tid på att leta ursäkter och bortförklaringar.

Denna artikel är skriven av Ingemar Tunstig. Han är konsult och utbildare och driver företaget IT. Organisations och Individutveckling AB. Ingemar arbetar med ledarskap, organisationsutveckling och målstyrning sedan snart 20 år och brinner för att se människor och organisationer utvecklas.