Ta tyglarna i ditt projekt med hjälp av kommunikation

Kommunikation är en framgångsfaktor i alla typer av projekt. Så här säger till exempel Bo Tonnquist i boken Projektledning:
"Projektledarens förmåga att kommunicera är avgörande för projektets framgång. Under genomförandet består projektledarens viktigaste uppgifter till största delen av att kommunicera med intressenterna."
Att vara projektledare innebär att leda projektet i en viss riktning, att hantera risker och förändringar i omvärlden och att upprätta dialog med styrgrupp och beställare för att säkerställa att leveransen motsvarar krav och förväntningar. Det innebär också att hantera en mängd problem och avvikelser som uppstår under resans gång. Allt detta kräver genomtänkt kommunikation.

Att tänka på
Vad ska du då tänka på när du leder ett projekt. Här kommer fem tips:
1. Gör en ordentlig intressentanalys över vilka som påverkar och påverkas av ditt projekt. Denna analys är ett instrument för att leda projektet i rätt riktning genom projektets alla faser.

2. Lägg stor vikt vid att kommunicera varför ett projekt ska genomföras. Vad är poängen för företaget, för kunden eller mottagaren och för projektgruppen? Och upprepa detta i princip genom hela projektet.

3. Sluta informera och börja berätta. Information är en grund och kan finnas på intranät eller annat, men är sällan tillräckligt. Fokusera på att berätta en historia som visar hur värdefullt det här projektet är för den som berörs. Genom berättelser byggs engagemang. Det är också ett bra sätt att få igång en dialog kring det som ska göras.

4. Ge dig ut på en "road show" (med din berättelse). Planera in så många möten som du hinner med. Rätt genomförda möten med dialog är ett fantastiskt verktyg för att skapa engagemang, men också för att lägga örat mot marken och lyssna. Du får större kunskap om dina intressenters behov, problem och funderingar – och får möjlighet att förklara hur det är tänkt eller rätta till saker där ni i projektet tänkt fel.

5. Tajming och sammanhang för kommunikationen. Vad påverkar dina intressenter just nu? Hur hänger ditt projekt ihop med övergripande strategier och annat som händer i företaget? Genom att sätta projektet i ett sammanhang och vara medveten om vad som i övrigt påverkar verksamheten har du större chans att lyckas.

Lycka till med din kommunikation!

Artikel är skriven av Meta Stefanutti som är kommunikatör och har tjugo års erfarenhet av förändringsarbete.