Mål som skapar engagemang och bidrar till önskad prestation (Del 2)

När en verksamhet utvärderas av kunder görs det dels vid val av leverantör dels när man väl valt leverantör. I det första fallet har kunden inte fått några leveranser och vet därför inte vad verksamheten presterar. Kunden får då förlita sig på löften eller referenser om förmågan att prestera. I det andra fallet kan kunden utvärdera med avseende på faktiskt gjorda leveranser. Till det som levereras hör inte enbart varor utan även tjänster, svar på frågor och information. Andra viktiga intressenter som utvärderar en verksamhet kan vara ägare, investerare, myndigheter och uppdragsgivare. En uppdragsgivare kan vara närmast högre linjechef, VD eller förvaltningschef. Om en verksamhetschef sätter mål för sin verksamhet, enbart utifrån de krav och förväntningar som uppdragsgivaren har på verksamheten, tar hon/han enbart hänsyn till en av intressenterna. De viktigaste intressenterna finns troligtvis i leverantörskedjan. Det är en myt att chefer arbetar för att bryta ned de övergripande målen. Verkligheten är den, att chefer på längre nivå upplever att de inte kan använda sin egen insikt och egenmakt, för att på eget initiativ sätta egna mål som engagerar medarbetarna och bidrar till sin egen och intressenternas prestation.

Målarbetet skulle gå betydligt snabbare och kännas meningsfullare om varje enhet/verksamhet utgick från sitt uppdrag, sin omvärld och satt mål utifrån sina viktigaste intressenters krav och förväntningar (se figur nedan).

Vi utgår ifrån att du har satt egna mål för din verksamhet. Det har du gjort utifrån de krav och förväntningar som dina viktigaste intressenter har på din verksamhet. Så långt har målarbetet varit framgångsrikt. Du vet vilka prestationsegenskaper som visar vad verksamheten lever upp till och inte lever upp till. Du vet också vilka förmågor du behöver förbättra. Nu återstår att formulera dina mål på ett smart sätt. En formel för smartare mål ser ut så här:

Hur tillämpar du den i praktiken? Ett av kraven från dina kunder är att du måste bli bättre på att leverera i tid. Alltför ofta har leveranserna avvikit från det planerade. Vilken egenskap ska du använda för att kunna mäta prestationen? I detta fall heter egenskapen leveransavvikelse och enheten är %. Det objekt som egenskapen hör till är leveransprocessen. Du har valt att sätta målnivån till 6 % för att möta kundens krav. Nu vet du tillräckligt för att formulera målet på ett smart sätt, dvs.
Minska leveransavvikelsen hos leveransprocessen till 6 %
Svårare är det inte. Andra exempel på syfte kan vara öka och reducera.

Du har även krav från din chef att försöka behålla värdefull kompetens. Vilken är egenskapen? I detta fall heter egenskapen personalomsättning och enheter är också här %. Du väljer att sätt målnivån till 20 %. Något som är du är överens om med din chef. Det objekt som den här egenskapen hör till är den egna enheten. Så här blir målformuleringen:
Minska personalomsättningen hos egna enheten till 20 %
Om du använder den här formeln kommer du alltid att formulera målen rätt.

Nu återstår att se till att du har en mätprocess som fungerar så att du kan följa upp målen regelbundet. Men först ska du skriva en ”story”, som du använder i en aktiv dialog med dina intressenter för att förklara varför just de här målen är så viktiga. Vilket är ditt budskap till dina medarbetare?

Artikel är skriven av Krister Forsberg som driver egen verksamhet med inriktning på ledarskap och genomförande av effektiva workshops. Han är även författare till de två populära böckerna "Målbaserat ledarskap" och "Leda genom mål".